RED4SUS
- Design Thinking -
Toolkit
Este Toolkit, projetado pela equipe da UFRGS e Uppsala University, permite traduzir a teoria em prática, de forma simples e objetiva. Ele oferece uma coleção de recursos com o objetivo de apoiar a aprendizagem dos conteúdos apresentados no Manual de Aplicação.
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Você pode acessar o conteúdo navegando através dos blocos que seguem ou, se preferir, pode fazer o download do eBook Red4Sus, contendo Manual e Toolkit,
O que é?
É uma mapa visual, onde são identificados os principais atores envolvidos no desafio.
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Por que usar?
Essa ferramenta é fundamental para iniciar o processo. Antes de explorar o problema e aprofundarmos o entendimento do desafio a ser solucionado, com base na empatia, precisamos saber quem são os atores envolvidos no desafio. Falamos atores, pois muitas vezes os envolvidos, em um momento inicial, são vistos como uma instituição, por exemplo. E isso deve ser considerado, para, posteriormente, entender quem são as pessoas dentro dessa instituição que podem contribuir para o aprofundamento e exploração do desafio.
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Como usar?
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Inicia-se com o breve brainstorming de no máximo 10 minutos, identificando quem são os envolvidos no problema, do ponto de vista de todos os participantes da equipe.
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Depois disso, será um momento de aprofundamento, onde deve-se identificar quem será o usuário da solução a ser desenvolvida. Caso ainda não tenha sido identificado, deve ser agregado ao mapa.
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Posteriormente, deve-se pensar quem impacta esse usuário, pensando diretamente ou indiretamente, bem como quem é impactado por ele, direta e indiretamente.
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Todos os atores devem ser registrados no mapa, pois o processo de exploração e empatia, bem como o posterior desenvolvimento da solução, devem considerar, entender e agregar valor àqueles considerados fundamentais para o sucesso da solução final.
O que é?
É um mapa visual, onde são registrados tópicos associados a exploração do desafio.
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Por que usar?
A ideia do processo exploratório é garantir que se tenha uma visão ampla, aprofundada, com desenvolvimento de empatia em relação ao desafio e às pessoas envolvidas.
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Como usar?
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Para utilizar o mapa da exploração, deve-se fazer um brainstorming com a equipe, buscando incialmente entender ponto de vista da própria equipe, identificando o que devem aprofundar e utilizar para construir entrevistas que busquem revelar o inesperado dos atores.
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Posteriormente, deve-se planejar a observação, entrevista e pesquisa de informações que possam ajudar a encontrar novos aprendizados e insights em relação ao desafio. Tudo isso deve ter como foco o desenvolvimento de empatia em relação as pessoas envolvidas no desafio e ao desafio em si.
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A etapa seguinte e ir a campo, buscar novos dados e insights. O mapa deve ser vivo, isto é, deve ser alimentado de forma colaborativo em novas rodadas de brainstorming, até que a equipe tenha encontrado o inesperado. A busca pelo inesperado deve ser incansável. Se ele não for encontrado, é porque a equipe não aprofundou o suficiente a sua busca.
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A última etapa e organizar os dados levantados, agrupando-os por semelhança, para que esses agrupamentos sejam traduzidos em novos aprendizados.
O que é?
É a construção de um personagem que representa o problema, mas que, ao mesmo tempo, representa alguém real, com qualidades e defeitos.
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Por que usar?
Essa persona deverá funcionar como um guia, auxiliando a manter o foco para quem deve ser pensada a solução. Pode auxiliar no processo de entendimento do problema, mas também na geração, desenvolvimento e validação das soluções.
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Como usar?
A construção da persona deve partir de um brainstorming, onde são elencadas que são as pessoas que representam o desafio, isto é, personificar o problema. Muitas vezes existe mais uma persona, mas deve-se ter cuidado para criar um número gerenciável de personas. Sugere-se um número de 1 a 3 personas, mas vai depender muito de cada caso. O importante é saber priorizar quem são as personas que serão beneficiadas diretamente pela solução do problema, assim como aquelas das quais o sucesso da solução depende.
Dessa forma, para a construção da Persona, deve-se seguir alguns passos:
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Identificar qual o papel da persona diante do desafio;
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Definir quem é a Persona, dando nome, idade, profissão, personalidade, isto é, dar vida à persona;
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Pensar sobre o que essa persona sente e pensa, isto é, buscar ter empatia sobre essa persona;
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Levantar quais os principais problemas e necessidades que essa persona tem e que precisam ser resolvidos;
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Desenhar a persona.
Quando se constrói uma persona, deve-se pensar ela de uma forma ampla, considerando não apenas fatores diretamente relacionadas ao desafio. A personalidade de uma pessoa pode, muitas vezes, definir como ela se relaciona com determinadas soluções, mesmo não tem relação aparente com o desafio.
O que é?
O Mapa da Jornada é uma representação visual da jornada detalhada de um determinado personagem, neste caso, da(s) persona(s).
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Por que usar?
O detalhamento da jornada de um determinado beneficiário de uma solução vai além da sua interação direta com esta solução, mas sim com o que ele faz antes, durante e depois, suas tomadas de decisão, os pontos onde existem oportunidades de aproximá-lo da solução do desafio, assim como a interação com a solução ou desafio interfere em suas ações subsequentes.
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Como usar?
Para o desenho do mapa da jornada, deve-se pensar passo a passo sobre o que faz a persona em um dia em que ela irá interagir com o desafio que está sendo trabalhado, detalhando o que ela faz antes (não apenas diretamente antes) e depois dessa interação.
Para isso, podem ser executados os seguintes passos:
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Estabelecer o período da jornada a ser detalhado (um turno, um dia, uma semana, etc.)
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Listar as atividades que essa persona realiza na sua jornada;
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Colocar as atividades em um mapa visual, em uma linha do tempo;
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Verificar os pontos de contato com o desafio;
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Verificar o que deixa a persona feliz e satisfeita;
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Verificar os principais problemas e dificuldades da persona na interação com o desafio;
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Verificar os pontos onde não estão sendo atendidos atualmente e que podem ser oportunidades de melhorias ou entendimento para viabilizar a execução de uma futura solução;
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Verificar pontos de interação entre as demais personas e/ou stakeholders.
O mapa da jornada deve revelar novas informações e aprendizados em relação ao desafio, que devem ser adicionados ao mapa da exploração para compor agrupamentos já existentes ou gerar novos agrupamentos e aprendizados.
O que é?
Esta ferramenta busca apresentar uma lista com os principais problemas e oportunidades identificados a partir da exploração do problema amplo.
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Por que usar?
Resumir e organizar, de uma forma simples e direta, todos os aprendizados gerados na etapa da exploração.
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Como usar?
Para organizar as listas, deve-se:
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Voltar à exploração e seus agrupamentos e rever o que foi registrado;
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Rever a persona e adicionar novos aprendizados;
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Rever o mapa da jornada e adicionar novos aprendizados;
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Por meio de um brainstorming, priorizar os mais relevantes diante do desafio inicial;
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Organizar os aprendizados gerados em problemas e oportunidades; as oportunidades nem sempre são problemas, mas sim questões que ainda não estão sendo atendidas e que poderiam ser um diferencial para o sucesso da solução do desafio.
Ao final, deve-se ter uma lista clara, reduzida, que deverá ser o guia para a geração de soluções na etapa seguinte, de ideação.
O que é?
O brainstorming é uma atividade em grupo, onde as pessoas se reúnem no mesmo local para trabalhar em uma determinada temática.
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Por que usar?
O objetivo é promover a comunicação, colaboração e criatividade entre os participantes. Quanto mais diversa a equipe, melhores os resultados, já que são diferentes visões a serem confrontadas para a geração de resultados comuns
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Como usar?
Para a realização de um Brainstorming, deve-se seguir algumas regras:
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Foco na quantidade: o processo de ideação deve focar em quantidade, não em qualidade, pois quanto maior o número de ideias, maior a chance de encontrar algo que realmente seja diferente e que agregue valor ao beneficiário da solução;
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Proibido julgar: aprendemos a julgar nossas próprias ideias, mas também dos outros. É importante ter claro que para gerarmos muitas ideias, precisamos nos desprender dos julgamentos;
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Criar sobre a ideia do outro: as ideias devem ser entendidas como da equipe a ideia de uma pessoa pode e deve ser impulsionadora de novas ideias, aprimoradas ou totalmente diferentes;
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Não se apaixonar pelas ideias;
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Ser visual: quanto mais visual, melhor para expressar ideias e garantir que todos têm a mesma visão sobre a ideia (ou muitas vezes que a visão é diferente e que são, na verdade, ideias diferentes);
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Anotar tudo: todas as ideias devem ser anotadas para que todos tenham acesso a essas ideias e que se possa rastrear as ideias em algum momento futuro.
Este brainstorming deve ter tempo para início e final, assim como deve ser planejado para a execução de todas as atividades desejadas, para que no final, já se tenham ideias suficientes para ir para a etapa de seleção de ideias. Este brainstorming pode durar mais do que apenas uma seção, pois deve considerar também o processo de ideação individual, mas não deve se estender demais para evitar que o projeto fique estagnado e se perca a motivação da equipe envolvida.
O que é?
Um modelo para seleção de ideias, em que integra um momento de maior objetividade com decisões subjetivas.
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Por que usar?
O objetivo do funil de ideias é tornar o processo de seleção de ideias um pouco mais analítico, mas ao mesmo tempo mais ágil, pois requer a avaliação de todas as ideias diante de critérios pré-estabelecidos.
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Como usar?
Para usar o funil de seleção de ideias, deve-se:
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Buscar todas as ideias geradas para a solucionar o desafio;
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Verificar se existe algum outro critério a ser considerado no funil e onde ele deveria ser posicionado (sugere-se sempre ao final, mas depende de cada caso);
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Selecionar, primeiramente, apenas as ideias que sejam desejáveis pelas pessoas envolvidas no desafio (stakeholders);
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Dentre as ideias selecionadas, selecionar apenas aquelas que sejam viáveis tecnicamente;
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Dentre as ideias selecionadas, já com um número cada vez mais reduzido, selecionar apenas as que sejam viáveis financeiramente;
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Dentre as ideias selecionadas, selecionar as ideias que sejam sustentáveis;
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Dentre as ideias selecionadas, selecionar as ideias, em número bem reduzido, que atendam ao desafio inicial proposto, à persona e aos problemas e oportunidades selecionados para serem trabalhados;
Ao final, deve ficar um número bastante reduzido de ideias, que serão as ideias a serem desenvolvidas.
O que é?
É um detalhamento da solução a ser desenvolvida.
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Por que usar?
Além de auxiliar no detalhamento da solução, ele também ajuda a organizar, desenvolver e representar de forma resumida e visual o que deve ser feito para que a solução seja implementada. O processo por si só faz com que a ideia seja aprimorada, buscando solucionar inconsistências.
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Como usar?
A construção do Canvas deve seguir a numeração apresentada na imagem, conforme segue. O objetivo é que cada caixa alimente a outra e que se construa o detalhamento de uma maneira lógica, levando a um entendimento do todo. Mas mais importante é, a cada avanço, rever todos os tópicos anteriores, uma vez que todos devem estar claramente alinhados entre si.
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Defina para quem será o projeto – é um momento de rever quem é a persona e se ela realmente está sendo atendida pelo projeto;
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Defina qual o benefício está sendo entregue com o projeto – o foco é a persona, mas também os demais stakeholders, pois o projeto deve entregar valor a todos;
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Defina o nome do projeto – é importante que ele tenha uma identidade própria, que esteja na mente das pessoas envolvidas e que comunique de forma rápida o que é o projeto;
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Defina como será a divulgação e comunicação do projeto – pense em quais serão os meios para comunicar o projeto e como será o relacionamento com os beneficiários do projeto;
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Descreva o projeto – a descrição deve explicar o que é o projeto, de uma forma que qualquer pessoa possa entender claramente o que ele propõe e como entrega o benefício ao beneficiário do projeto;
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Defina as atividades e recursos necessários para a execução do projeto – pense nos recursos considerando físicos, intelectuais, humanos e financeiros;
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Defina quem são os parceiros – pense em quem são os atores que ajudarão a implementar o projeto, tanto internos, quanto externos.
Tudo isso deve ser pensado e revisto a cada tópico avançado, sempre avaliando se as ações e definições serão sustentáveis.
O que é?
O Pitch é uma forma estruturada e organizada, em formato de narrativa, de comunicar um projeto, chamando atenção e engajando a audiência.
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Por que usar?
Muitas vezes, a oportunidade de convencer alguém que o seu projeto deve ser priorizado, aprovado ou receber algum apoio financeiro é em um momento único, informal, com pouco tempo para apresentação do projeto. Por este motivo, ter uma narrativa clara, lógica, atrativa, pode ser um diferencial.
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Como usar?
A construção de um Pitch deve seguir a lógica de uma história, ou narrativa, que parte de um problema e de alguém que sofre esse problema, apresentando a solução e como ela será desenvolvida.
Um pitch deve ter um tempo curto para apresentação. Quanto mais curto e mais interessante melhor. Isso ajuda a entender o que deve ser dito que realmente agrega valor para a audiência. O Pitch não precisa necessariamente de uma apresentação visual. O mais importante é a narrativa, isto é, uma apresentação visual deve apenas servir como suporte, para ilustrar o que está sendo dito, devendo ficar apenas como um pano de fundo
.A lógica apresentada a seguir é uma sugestão de construção, mas o mais importante é que ela seja parte de uma narrativa, podendo ser ajustada conforme o contexto a ser apresentado. O template auxilia na construção e visualização do todo, devendo ser preenchido e apresentado na seguinte ordem:
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Problema / Desafio: A apresentação do problema e/ou desafio deve conter dados que indiquem a relevância do tema. Esses dados podem ser de mercado, mas também dados obtidos em pesquisas realizadas para validação do problema. Além disso, pode ser apresentada a persona que sofre o problema. Uma das formas estratégias para iniciar um Pitch é criar uma conexão com a audiência, trazendo alguma questão comum que desperte o interesse sobre o que será apresentado a seguir;
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Solução: Depois de apresentar o problema / desafio, apresenta-se a solução, isto é, como será resolvido o problema apresentado;
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Diferencial: mostrar que conhece o que já existe, destacando o diferencial do projeto diante das soluções já existentes;
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Estratégia de implementação: além de mostrar o diferencial, deve-se mostrar qual a estratégia de implementação, especialmente em projetos públicos que possuem uma série de restrições estabelecidas por regras e burocracias caraterísticos do setor público;
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Estágio da Solução: Neste momento é importante apresentar o que já foi executado, mostrando a potencial de trabalho da equipe envolvida no projeto;
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Próximos passos: logo após apresentar o estágio da solução é importante mostrar quais serão os próximos passos dentro de um determinado período de tempo;
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Quem somos: nesse tópico é importante apresentar a equipe de trabalho, destacando as competências de cada um que podem auxiliar na execução do projeto;
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Propósito: o Pitch deve ser finalizado com algo que gere um impacto e que provoque a audiência a querer saber mais sobre o projeto, despertando a curiosidade sobre os resultados do mesmo.